A rendszerdokumentáció

Hogyan is kell működni holnapután?

Publikálta: Haraszti Mihály      Kategória: A rendszer kidolgozása      Dátum: 2018.02.20.

A rendszerdokumentáció – ami a hálózat és az egység létesítésének és működtetésének technológiája – kidolgozása és írásba foglalása az egyik alapvető feladat, elvégzése, és főleg színvonala számos lánc esetén mégis sok kívánnivalót hagy maga után.

 

Ennek oka igen egyszerű: a sikeres vállalkozások, melyek fejlettsége alkalmassá teszi őket a növekedésre – így a frencsájz alkalmazására -, úgy vélik, hogy e téren a napi gyakorlat leírásán túlmenően nincs tennivalójuk, hiszen e gyakorlat tette őket sikeressé, emelte őket a versenytársak (döntő része) fölé, tehát mindenkinek, aki csatlakozik a lánchoz, ezt a gyakorlatot kell követnie.

De hogyan is néz ki ez a gyakorlat? Elemi követelmény, hogy mindenki “egy kottából játsszon”, ez pedig csak úgy lehetséges, ha az a kötta egyértelműen le van rögzítve. A rendszerdokumentáció feladata tehát, az egységek és a hálózat működésének a rendszergazda szemüvegén keresztüli leírása.

Tudjuk, hogy az üzleti életben nincsenek abszolút fogalmak, csak relatívak, ahol a viszonyítási alap a versenytársak teljesítménye, mutatói. A “tökéletes” ismeretlen fogalom, a “jó” lehet, hogy nem ér semmit. Döntő csak a “jobb” lehet, jobb, hatékonyabb, költségtakarékosabb, mint a versenytársak gyakorlata, tehát mielőtt továbblépnek, és rögzítenek esetleg problémás műveleteket is, és másokat is rábírnak e gyakorlat alkalmazására, mindenképp meg kell vizsgálniuk, hogy módszertanuk valóban elég jó-e arra, hogy mások egzisztenciáját is erre a módszertanra alapozzák.

Miután a vállalkozás sikeressége feltételezi, hogy a piaci és szakmai folyamatok valóban rendben vannak, és ott alapvetően nincs változtatnivaló, ez a vizsgálat elsősorban a folyamatszabályozást és a szervezetfejlesztést jelenti, amit – mint az előző bejegyzésemben is írtam – a vállalkozások hajlamosak teljesen figyelmen kívül hagyni, amiért a későbbiekben drága árat kénytelenek fizetni.

Gondolj csak bele: adva van egy vállalkozás, ami sikeres. Sikerét valószínűleg annak köszönheti, hogy jól szervezett, a döntési, felelősségi pontok jól vannak megállapítva, hatékony a belső kommunikációja, képzettek a munkatársai. Ez szuper, de így lesz ez a láncszerű műkötés során is?

Nos, az egységeken belül várhatóan igen. A jövendő hálózat azonban alapjaiban fogja felforgatni a vállalkozást. Attól függőően, hogy a vállalkozás szervezete, belső működési, kommunikáciős rendje, hierarchiája milyen, a frencsájz formában való működés számos idegen, saját – és általában ellentétes – érdekekkel rendelkező személy integrálását jelenti a szervezetbe. Ennek következtében a vállalkozás belső életében szinte minden megváltozik!

A döntési jogosultságok leszállnak az egységek szintjére. Utasítási, fegyelmezési jog nincs, csak ellenőrizni, és motiválni, bíztatni, lelkesíteni lehet, és győzködni a működési kézikönyvben foglaltak helyességét, és az előírások betartásának szükségességét illetően. Ha ez akadozik, jön a vergődés, ha pedig teljes a csőd, a szerződés felmondása, ami mindkét félnek óriási veszteség és kudarc.

Megváltozik a kommunikáció. Eddig mindent a vezetésnek kellett szabályoznia, ellenőriznie, ennek megfelelően alakították ki a belső kommunikációt, a jelentéstételi rendet. A frencsájz szerződés csak bizonyos kulcsadatok közlését írja elő, a többi a rendszerbérlő dolga, bár közlésük önérdek, hiszen a tájékoztatás elmaradása a gondok korai felismerését akadályozhatja meg. A rendszergazda ugyanis a saját és a többi egység adatai alapján korábban felismeri, hogy valaminek nem úgy kellene lennie, ott más számnak kellene szerepelnie és segíthet a rendszerbérlőnek már a kezdeti szakaszban feltárni a csak később jelentkező problémákat.

Megszűnnek bizonyos munkakörök, és újak keletkeznek. Általában a rendszergazdánál egy saját egység marad, tehát ha korábban több egységes modellben dolgozott, a központi szervezetet is karcsúsítani kell.

Új munkakörként jelentkezik az egységek ellenőrzését, gondozását, segítését végző hálózati instruktorok feladatköre. Tapasztalt, a gyakorlatban is kipróbált munkatársakra van szükség, akik a problémák jó részét a helyszínen képesek kezelni. Az ő számukra a rendszerdokumentáció kulcsfontosságú, hiszen ez elsősorban nekik szól, itt van leírva, hogy a rendszergazda mit miért írt elő a működtetési kézikönyvben, és hogyan kell a rendszerbérlőket motiválni az előírás betartására.

Lehetne tovább sorolni a változásokat, de nem érdemes. Belátható, hogy minden megváltozik, és a vállalkozás belső élete soha nem lesz már a régi, sőt, a folyamatosan jelentkező új szereplők megjelenésével állandóan változik majd. A folyamatokat ehhez az új helyzethez kell igazítani, aminek a nehézsége ott is van, hogy az új helyzet gyakorlatilag ismeretlen, és a folyamatokat úgy kell kialakítani, hogy egy ma még csak elképzelt, állandóan változó állapot bekövetkezte esetén is működőképes legyenek.

Ennek a munkának több állomása is van. Ezekkel foglalkozom a későbbiekben.

Bár a sorozat bármikor elérhető ezen az oldalon, külön értesítést is kaphatsz a sorozat további részeinek megjelenéséről,  valamint a bloggal kapcsolatos megjegyzéseimről és közlendőimről, ha ellátogatsz a főoldalra és feliratkozol.

2 Comments

  1. Kedves Mihály!

    Egy időben küldött a frencsájz módszer mellet “nem frencsájz ” cégek számára is irást.Az iazság az , hogy engem szeméyesen a frencsájz nem érdekel, ezért megkérném, hogy számomra ne küldjön “frencsájz” megoldásokat (“minden” más jöhet).
    Előre is köszönöm!’
    Tisztelettel, Fehér Frigyes

    • Kedves Frigyes!

      Most is írok nem frencsájz témákban, keresse fel kérem a “cegepitesmesterfokon.hu” oldalamat, és ott iratkozzon fel. Az eddig megjelent írásokat megtalálja a cegepitesmesterfokon.hu/blog oldalon.
      Én nem tudom leiratkoztatni a frencsájz listáról, a levél alján van egy leiratkozás link, ott megteheti.

      Üdvözlettel

      Haraszti Mihály

Vélemény, hozzászólás?

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Post comment