A rendszerdokumentáció

Az új rend születése

Publikálta: Haraszti Mihály      Kategória: A rendszer kidolgozása      Dátum: 2018.03.06.

Ha a vállalkozásodban rákérdeznének, hogy ezt vagy azt a nem eléggé hatékony folyamatot miért úgy végzitek, hánynál kellene azt felelned, hogy “hát igen, tényleg nem hatékony már, de így szoktuk meg”?

 

A vállalkozás működésének hatékonysága a rendszerszemléleten nyugszik. Ha a vállalkozó kis rendszereket szervezett, és azokat egyre nagyobb rendszerré rendezte össze, garantáltan jó úton jár, hiszen a természetben is azok a fák a legegészségesebbek, melyeknek ágazata egyenletes. A folyamatok ebben az esetben szabályozottak, drasztikusan csökkentik az eseti döntések számát, ezzel a hibalehetőségeket, és így könnyen elkerülheti a káoszt, mely a szabályozatlan működésű vállalkozások sajátja.

A gond ott van, hogy a vállalkozás növekedésével egyre nő egyrészt a munkateher, másrészt egyre bonyolultabbak lesznek a folyamatok. Nem tűnik fel, hogy egyes lépések, vagy akár teljes munkafolyamatok már feleslegessé váltak, párhuzamosságok alakultak ki (korhadt ágak), mivel az „eddig így csináltuk, és ez bevált” felfogás nem szorítja rá az illetékeseket a teljes munkafolyamat halmaz felülvizsgálatára.

A gyakorlat azonban azt mutatja, hogy ha egy vállalkozás vezetője erre rászánja magát, igen komoly meglepetések érhetik, ugyanakkor ezzel óriási megtakarítások válnak lehetővé, arról nem is beszélve, hogy kiküszöbölik azokat a veszélyeket, melyek abból adódnak, hogy az egyes területek folyamatai nem kapcsolódnak egymásba, vagy itt-ott meg is szakadnak. A követelmény, hogy a folyamatok egésze olyan láncolatot alkossanak, melyek a munkaköri leírásokban öltenek testet.

Mit lehet, ill. kell tenni?

  • a folyamatok leltára

Az első feladat az összes folyamat számbavétele. Sokszor meglepő, hogy a vállalkozások mennyire nincsenek tisztában a cégen belül zajló reálfolyamatokkal. Esetünkben ez nemigen fordulhat elő, hiszen sikeres és hatékony vállalkozásokról beszélünk, mégis érhetnek mindenkit meglepetések e feladat elvégzésekor.

  • a folyamatok lépésekre bontása

Minden folyamat lépésekből áll. A folyamatot lépésekre kell bontani, és a legnagyobb részletességgel leírni, számbavenni.

  • a lépések elemzése

Ezeket a lépéseket fogják kielemezni, egyrészt tartalmilag, másrészt a hatékonyságot figyelembe véve, ami már néhány folyamat kielemzése után egy undorító, favágó munkává válik, mégis elengedhetetlen, mivel itt lehet drasztikusan javítani a hatékonyságot.

Miután a cél nem csak a hatékonyság javítása, hanem egy frencsájz rendszer kidolgozása, a lépéseket a sokegységes modell kívántalmaihoz kell igazítani.

Kétféle elemzést kell elvégezni:

a tartalmi elemzés

Minden üzleti folyamatot részleteiben végig kell vizsgálni, hogy ne maradjon ki egyetlen olyan lépés sem, mely szükséges a folyamat végigviteléhez. Amikor minden munkafolyamatot rögzítettek, akkor ezt kell szétszabdalni munkakörökre és ez alapján már olyan munkaköri leírásokat lehet készíteni, mely pontosan rögzíti az érintett munkatárs feladatait, elhelyezi őt a szervezetben, és egyértelműen meghatározza azokat az elvárásokat is, melyeket a munkakör az azt ellátó személlyel szemben támaszt.

Ha megvizsgálják a vállalkozások szervezeti és személyi problémáit, azonnal szembeötlő, milyen óriási haszonnal is jár ennek a feladatnak a tisztességes elvégzése. Egyáltalán nem ritka, hogy a munkatársak nem rendelkeznek munkaköri leírással, nincsenek tisztában a velük szemben támasztott elvárásokkal, tudnák, hogy a vezetés elégedett-e a munkájukkal. Természetesen egy néhány fős kisvállalkozástól nem várható el, hogy minden munkafolyamatot más végezzen, náluk kényszerűség a több munkakör egy személy általi ellátása. A munkakör egyértelmű megfogalmazása, az elvárások mindenki által elfogadott rögzítése nélkül azonban színvonalas munkavégzés még egy független kisvállalkozás esetében sem képzelhető el, egy frencsájz lánc működése pedig már a vicc kategóriájába tartozik.

a hatékonysági elemzés

A hatékonysági elemzést két részre bonthatjuk. Az első, hogy valóban összeérnek-e a folyamat egyes lépései, nincsenek-e párhuzamosságok, felesleges műveletek, vagy éppen lukak a folyamatban. Az erre szolgáló módszert később ismertetni fogom.

A frencsájz rendszer kidolgozása során ki fog derülni, hogy a folyamatok feletti döntési jogköröknek az egységbe kerülése számos, eddig fontos folyamatot tesz a rendszergazdánál feleslegessé, ugyanakkor e folyamat az egységben fontossá minősül, függetlenül attól, hogy egy korábban független vállalkozás a csatlakozás előtt használta volna-e a folyamatot.

A másik elemzési módszer, ha a folyamatot egy folyamatábrán ábrázolják, és megvizsgálják, nincsenek-e párhuzamosságok, felesleges hurkok a folyamatban. Ezzel a módszerrel logikájában is át lehet tekinteni a folyamatot, és néha drasztikusan le is  lehet  azt egyszerűsíteni.

Ez a két módszer a már említetteken kívül is igen sok előnnyel jár a vállalkozások számára, melyből kettőt emelek ki:

  • Minden rendezett folyamat leírható, írásban rögzíthető, és részleteiben is kidolgozható, az illetékes munkatársak által betanulható. Nincs kérdés, nincs bizonytalanság, mindenki pontosan tudja a feladatát, és a folyamat rutinszerűen végezhető.
  • A jó üzleti modell – ahogy a későbbiekben látható lesz – alrendszerekre épülő rendszer. Ha minden folyamat pontosan szabályozott, és rendszerbe szervezett, lehetővé válik egy átfogó, nagy rendszer, a hatékony üzleti modell kialakítása.

Bár a sorozat bármikor elérhető ezen az oldalon, külön értesítést is kaphatsz a sorozat további részeinek megjelenéséről,  valamint a bloggal kapcsolatos megjegyzéseimről és közlendőimről, ha ellátogatsz a főoldalra és feliratkozol.

Vélemény, hozzászólás?

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Post comment